Iga kliendi teenuste vajadus ja haldusmudeli kontseptsioon on täiesti erinevad ning kõikide puhul sama kontseptsiooni rakendamine ei ole õigustatud, kirjutab Stell Eesti AS-i kinnisvarahalduse ärisuunajuht Merike Kivisild.
Ärikinnisvara haldusteenuse hangete puhul tuleks hoolikalt läbi mõelda, mis ootused on teenusepakkujale. Tänaste hangete trend on see, et küsitakse fikseeritud hinnaga haldusteenust ning soovitakse, et presenteeritakse konkreetset kinnisvara haldurit, kes hakkab teenust pakkuma. Jääb mulje, et ostetakse konkreetset inimest mitte ettevõtet.
Ühelt poolt on arusaadav ja olen nõus, et kinnisvarahalduses on väga oluline aspekt, kes hakkab igapäevaselt täitma kinnisvarahalduri rolli, kuid tuleb ka meeles pidada, et ettevõttel on halduriga töölepinguline suhe, mille nad võivad igal ajal üles öelda või haldur lahkub ettevõttest omal soovil. Seega tuleks pigem tõstatada küsimus, kui haldur lahkub ettevõttest, siis mis saab edasi tema hallatavast portfellist ning kas valitud haldusettevõtte suudab tagada algselt kokkulepitud kvaliteediga teenuse. Lõpuks võib see kujuneda kinnisvaraomanikule, koostööpartneritele ning üürnikele peavaluks, kui haldusettevõtte otsust on võetud kergekäeliselt ja partner ei suuda tagada jätkusuutliku teenust.
Omades 11 aastat valdkonna kogemust ja juhtinud erinevate kontseptsioonidega teenuslepinguid, soovitan välja valida ettevõtted, kellel on välja töötatud konkreetne haldusjuhtimise mudel koos kvalifitseeritud haldusjuhtidega. Suuremate ettevõtete puhul mitmetasandiline juhtimine viib riskid minimaalseks ning teenus saab kvaliteetselt jätkuda ka siis, kui kinnisvarahaldur peaks ettevõttest lahkuma. Mida rohkem algselt panustada ettevõtte analüüsimisele, võimekusele ja kogemusele, seda rohkem toob see kindlasti hiljem kasu ja kvaliteetne teenus on tagatud järjepidevalt ning nii teenusepakkuja kui Tellija riskid maandatud.
Lisaks eelpool mainitud personaliküsimusele on oluline ära märkida, et tänased hanked on üles ehitatud fikseeritud hinnaga. On arusaadav, et selliselt on ettevõtteid võimalik võrrelda võrdsetel tingimustel. Tegelikult on võimalus üles ehitada erinevate lepingumudelitega haldusteenust, mille tänane teadlikus ärikinnisvara halduse turul on pigem madal.
Tänane kasvav trend ja kliendi ootus on tagada tehniliste seadmete energiasäästlikkus ning sellest tulenevalt kulude kokkuhoid. Tuleb meeles pidada, et kokkuhoiukohti on võimalik leida ka mujalt. Valides õige haldusteenuse partneri, kellega on võimalik välja töötada hoopis teistsugune lepingu mudel, siis kulude kokkuhoid võib saada peamiseks lepingu eesmärgiks.
Eestis on pigem harv juhus, kui kohtame järgnevaid halduslepingu mudeleid – „cost plus“ mudel, „dynamic fixed price“ mudel ja „below baseline“ mudel. Need on pigem rahvusvaheliste lepingute puhul rakendatavad mudelid ning need võimaldavad muuta lepingut läbipaistvamaks ning halduskulude kokkuhoid võib olla märkimisväärne.
Näiteks lepingu juhtimisel, kus teenusepakkujale antakse üle kogu halduskulude juhtimine ning lepingus määratakse ära, et teenusepakkuja koheselt tagab kliendile 10% kulude säästu kogu haldusteenuse lepingu mahust (sise- ja välikoristus, haldusteenus, tehnohooldus, turvateenus, kontori tugiteenus, administratsioon). Sellise lepingu puhul on paika pandud ka teenustasemed (lepitakse kokku kliendiga enne lepingu sõlmimist). Seega kvaliteet ei tohi langeda, vaid peab lõppkasutajale pigem lisaväärtust tooma. Selline leping on kõikide halduskulude osas läbipaistev mõlemale osapoolele.
Teenuspakkuja huvi on teha detailne kulude analüüs ning sellele tuginedes pakkuda kinnisvara omanikule lahendusi kulude kokkuhoiuks, et ühiselt jõuda püstitatud eesmärgini. Kuna haldusettevõtetel sellise mudeli rakendamise praktika puudub või on minimaalne, siis võetakse lihtsam tee ja sõlmitakse fikseeritud hinnaga teenuslepinguid. Kindlasti tasub rohkem panustada halduspartneri valikus sellele, mis on nende halduslepingute juhtimise kogemus ja sisu ning mis kvalifikatsiooniga eksperte nad omavad.
Kliendi halduskulude juhtimine teenuspakkuja poolt ei ole täna väga levinud juhtimismudel, pigem ostetakse sisse teenust vajaduspõhiselt. Iga kliendi teenuste vajadus ja haldusmudeli kontseptsioon on täiesti erinev ning kõikide puhul sama kontseptsiooni rakendamine ei ole õigustatud. Tulevikus peaksime jõudma selleni, et kohtleme igat klienti individuaalselt, vaadates üle nende reaalse haldusteenuse vajaduse, olemasolevad teenused ning tegema neile pakkumise, mis on asjakohane ja õigustatud ning kooskõlas kliendi eesmärkide ning tegevusvaldkonnaga ja mitte keskenduma konkreetsel halduril baseeruvale teenusele.
Artikkel ilmus Kinnisvarauudised.ee veebilehel 05.01.2024
Foto: Fotosioon Fotostuudio